NWB WANDELEN

Een office manager is iemand die ervoor zorgt dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt. Of het nu gaat om een drukke startup, een middelgroot familiebedrijf of een non-profitorganisatie, de rol van de office manager is vrijwel overal van grote waarde.

Wat die rol precies inhoudt, kan per bedrijf verschillen. Soms ligt de nadruk meer op administratie, dan weer op personeelszaken of financiële taken. Maar één ding is zeker: de office manager is vaak degene die achter de schermen alles draaiende houdt.

 

De taken die erbij horen

De werkzaamheden van een office manager zijn breed en veelzijdig. Het is een functie waarbij je continu schakelt tussen organiseren, ondersteunen, regelen en anticiperen. De ene dag ben je bezig met het regelen van een teamuitje, de volgende dag met het opstellen van contracten of het oplossen van een probleem met de printer.

 

Dagelijkse coördinatie

De office manager zorgt ervoor dat de basis op kantoor klopt. Dat begint bij eenvoudige dingen als het bestellen van koffie en kantoorartikelen, maar gaat verder dan dat. Denk aan het inplannen van vergaderruimtes, het onderhouden van contact met leveranciers, of het inschakelen van een monteur als de airco ermee ophoudt. Alles wat te maken heeft met de werking van het kantoor komt uiteindelijk bij deze persoon terecht.

 

Personeelszaken

In veel bedrijven speelt de office manager ook een rol in het HR-proces. Dat kan gaan om het maken van arbeidsovereenkomsten, het verwerken van ziekmeldingen, of het bijhouden van verlof en vakanties.

Soms is de office manager ook betrokken bij het werven van nieuwe collega’s of het inwerken van nieuwe teamleden. In kleinere organisaties zijn deze taken vaak volledig in handen van de office manager, terwijl ze in grotere bedrijven worden uitgevoerd in samenwerking met een HR-afdeling.

 

Financiële verantwoordelijkheden

Ook op het gebied van financiën heeft de office manager vaak een vinger in de pap. Of het nu gaat om het bijhouden van de kas, het betalen van facturen, het verwerken van onkosten of het maken van een maandbegroting: deze taken vragen om nauwkeurigheid en een goed cijfermatig inzicht.

Soms wordt er ook gevraagd om mee te denken over kostenbesparingen of om de boekhouder van de juiste input te voorzien.

 

Communicatie en ondersteuning

De office manager is vaak het eerste aanspreekpunt voor collega’s én bezoekers. Een klant die op kantoor komt, een leverancier met een vraag, of een collega die hulp nodig heeft bij het plannen van een afspraak, ze komen allemaal uit bij dezelfde persoon.

Daarnaast ondersteunt de office manager vaak de directie met administratieve taken zoals het agendabeheer, het voorbereiden van vergaderstukken of het bijhouden van interne communicatiekanalen.

 

Welke vaardigheden zijn belangrijk?

Een goede office manager is georganiseerd, betrouwbaar en sociaal vaardig. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk vraagt het best wat van iemand om in deze spilfunctie goed te functioneren. De combinatie van praktische uitvoer en strategisch inzicht is wat deze rol interessant maakt.

 

Organiseren kun je leren (of je hebt het gewoon)

Plannen en structureren zit vaak in het DNA van een office manager. Maar ook prioriteiten stellen, overzicht bewaren en het hoofd koel houden in drukke tijden horen daarbij. Het gaat erom dat je vooruitdenkt en problemen oplost voordat ze problemen worden.

 

Heldere communicatie

Je moet kunnen schakelen met mensen op elk niveau binnen en buiten het bedrijf. Of je nu een directeur moet bijpraten of een nieuwe stagiair wegwijs maakt, een goede office manager weet zijn of haar boodschap helder over te brengen. Zowel mondeling als schriftelijk. Ook het opvangen van signalen in een team: spanning, frustratie of juist enthousiasme, speelt hierin mee.

 

Financieel gevoel

Je hoeft geen boekhouder te zijn, maar enige financiële basiskennis is belangrijk. Zeker als je verantwoordelijk bent voor budgetbewaking, het verwerken van inkoopfacturen of het opstellen van simpele rapportages.

 

Leiderschap en betrokkenheid

In sommige organisaties geeft de office manager leiding aan een klein team of stuurt hij of zij receptionisten of facilitair personeel aan. Dat vraagt om coachend vermogen, maar ook om het vermogen om vertrouwen op te bouwen. Je bent vaak het stabiele middelpunt van het team, degene die zorgt dat dingen blijven lopen.

 

Flexibel kunnen schakelen

Een office manager weet als geen ander dat plannen kunnen veranderen. Een onverwachte storing, een collega die zich ziek meldt, of een spoedklus die tussendoor komt, je moet kunnen schakelen zonder het overzicht te verliezen.

 

Hoe je verder komt in dit vak

Als office manager ben je nooit uitgeleerd. Er zijn verschillende manieren om jezelf te blijven ontwikkelen, afhankelijk van je ambities en de sector waarin je werkt.

 

Opleidingen en bijscholing

Veel office managers kiezen ervoor om zich te verdiepen in specifieke onderdelen van hun vak. Denk aan een cursus personeelsadministratie, financieel management of projectplanning. Ook trainingen in communicatie, time management of softwarepakketten kunnen veel waarde toevoegen.

 

Certificeringen en accreditaties

Voor wie zich verder wil professionaliseren, zijn er certificaten zoals de Certified Office Manager (COM) of het diploma Moderne Bedrijfsadministratie (MBA). Dit soort papieren helpen niet alleen om je kennis te verdiepen, maar geven ook een signaal af aan werkgevers dat je serieus met je vak bezig bent.

 

Ervaring opdoen in de breedte

Je wordt beter in je werk door het simpelweg te doen, maar ook door jezelf uit te dagen. Vraag om extra verantwoordelijkheden, neem initiatief bij interne projecten of werk eens samen met afdelingen waar je normaal niet veel mee te maken hebt. Hoe breder je ervaring, hoe sterker je positie.

 

Bouwen aan een netwerk

Door contact te houden met andere office managers of professionals in soortgelijke functies, blijf je op de hoogte van trends en ontwikkelingen. Het is bovendien waardevol om ervaringen uit te wisselen. Of je nou een praktische tip krijgt voor een handige planningstool, of wordt gewezen op een interessante vacature, je netwerk is vaak meer waard dan je denkt.